イベント出展担当の「3つの戸惑い」

みなさんこんにちは!広報担当のさいまりです!今回は「イベント出展」についてお話したいと思います。

「会社の認知度UP」「サービスの営業新規開拓」などを目的に、社外イベントへ出展する企業さんは多いですよね。オルトプラスもそんな企業のひとつであり、2017年は様々なイベントへ出展を行ってきました。

東京ゲームショウCEDECなど大規模なイベントから、今年初開催のSGFなどなど…

企業ごとにイベント出展担当者の部署は異なるかと思いますが、私はオルトプラスCB部の広報担当になるまで、社外イベント運営経験が全くない状態でした。(アニメJAPANに遊びに行ったことしかない…)

そんな中感じた戸惑いが、以下の3点です。

・イベント出展時のフローがすさまじく煩雑

└大小あれどイベント設営マニュアルはとても詳しいくて総じて複雑

・関係各所に何をいつ依頼したらいいかわからない

└全部自分でやろうとすると死ぬということだけわかる

・そもそもどのイベントに参加したらいいのかわからない

└イベントの規模感やターゲット、出展価格の適正がわからない

▲イベントによって規模感やターゲットは様々

イベント出展のナレッジが社内にない状態から、急に担当を任されるケースも少なくないはずです。(どの企業にも、はじめてのイベント出展は必ずある…!)

このカテゴリでは、イベント出展のフェーズに合わせた適切なフローと、それぞれのイベントの特性を紹介していきます。

一人でできることは限られている

本記事では、3つの戸惑いの1つ目「出展時のフロー」に注目して解説していきたいと思います。とにかくここさえ抑えれば安心です。

会社から「○○のイベント出ることにしたから、よろしく!」と預けられ、オロオロしている担当の皆さん!(私だけ?)

大丈夫。何から手をつけていいかわからないだけで、大きく分けると2つしかありません。

◆自分にできること

 

◆誰かにお願いすること

 

です……!

何を当たり前のことを!聞きたいのは精神論じゃない!という感じですが、ここを最初に分けておかないとテンパって詰みます。
もう少し詳しくいうと、

◆自分にできること

└窓口になる
└イベントに詳しくなる
└スケジュールを管理する

◆誰かに相談・お願いすること

運営チーム・担当者を決める
└目的・目標を相談して決める
└ブースの設計
└必要な制作物を依頼する
└必要な備品発注やキャスティングを依頼する
└配送を依頼する
└設営・後片付けのお手伝いを依頼する

となります。

おわかりでしょうか?

圧倒的に、相談・お願いすることのほうが多いのです。

イベント出展担当者はとにかく、みなさんにお願いすることにつきます(2回目)。

【自分にできること その1】窓口になる

それでは順番に見ていきましょう。

明確に「自分がイベント担当者である」と社内に向けても、社外に向けてもアピールしましょう。
ここが抜け落ちていると、自分の知らないところで意思決定が行われたまま共有漏れがあったり、変更があった際の連絡先がバラバラになるなど、コニュニケーションミスが発生しやすくなります。

「え?これいつ決まったの?」「聞いてないんだけど?」

 

あるあるですね。しかしこれも誰かが悪いわけではありません。自分のアピール不足だったのです。

▲「誰かが把握している」なんて思っているとあとから死にます

社内だけでなく、社外(イベント主催者など)に向けても自分が窓口であることを強調しましょう。

【自分にできること その2】イベントに詳しくなる

▲わからないことをわからないままにしない

窓口になった以上、そのイベントに関して「一番詳しい人」は自分でなくてはなりません。
何か聞かれたときにスムーズに答えられるよう、どんなに面倒でもマニュアルや管理ページは隅から隅まで読みましょう。

意味がわからなくてもいいんです。

マニュアルの不明点を書き出して、1個ずつ開催者に確認を取りましょう。
自分自身が窓口ですから、自分でメールか電話を入れればいいので簡単です。
また、イベント議論が進んでいくうちに「マニュアルどうこうでなく、これって大丈夫かな?」という疑問点も出てきますが、これも書き出して同じように問い合わせればいいのです。

【自分にできること その3】スケジュールを管理する

「窓口になり」「イベントに詳しい」のがイベント担当者ですので、イベント開催までのスケジュール感を握るのは容易なはずです。

前述の通り「お願いすること」が圧倒的に多いイベント運営、早い段階からスケジュールはチームに共有しておくべきです。(だんだん私自身の反省文のようになってきましたが続けます)

ブースに立つ営業さんや、制作物を担当してくれるデザイナーさん、イベント主催者の方さえも、

「仕事はそれだけじゃない!!」

のです。

もちろん担当者もそうですが、それは一旦置いておきましょう。

 

「この前チャットで伝えました」「メールCc.入れていますよね?」

 

などは通用しません。

▲それぞれのお仕事がある

・専用チャットルームの作成

・イベント用のスプレッドシートで管理(即時更新でエクセル管理よりおすすめ)

・キックオフMTG(イベント趣旨&スケジュール説明、目標設定、ブース設計提案)

・目標を受けての再提案MTG(集客フローの提案、FIX)

・直前MTG(フローと当日の動きの最終確認)

 

を、それぞれ序盤で設定しましょう。

イベント近くなってからMTGを設定しようとしても、大人数のMTGってなかなか設定できませんよね。

みんなで作るイベント

長くなりましたが、この3点を意識するだけで、「急にイベント出展を任された!どうしよう!」と慌てることはなくなるのではないかと思います。

少し長くなってしまったので、【誰かに相談・お願いすること】編は別記事でお届けしたいと思います!それでは~

WRITER
さいまり
さいまり
ビールが好きな広報担当です。会社にビール部を作ることをもくろんでいます。