こんにちは。オルトプラスCB部(コーポレートブランディング部)のやなぎです。
今日は人事システムの話をしたいと思います。

作業を効率化するはずのシステムがかえって更新工数がかかり人事担当者を圧迫する罠


人事担当者であれば、「あるある」と共感いただくことも多いかもしれません。かつてオルトプラスは「人事」という括りで、人事奉行、カオナビ、SmartHR、Jinjer(勤怠管理)、ジョブカン(採用管理)となんと5つ(!)のシステムを駆使して業務を行っていました。

例えば人が1人異動するだけで3〜4システムのデータ入力をしなくてはいけない、、、と、システムで業務を効率化するという点から見るとなんとも本末転倒な状態。また、システムが乱立することによって運用コストも膨らんでいました。

それぞれのシステムのメリットデメリット

前提条件
社員数  約150名
入社者数 平均5〜10名/月
退職者数 平均2〜5名/月
異動者数 平均10件/月(多いときは20〜30件)
その他条件 組織変更が多く、柔軟な設定ができるシステムが好ましい

まずはシステムの機能の重複ポイントを整理


まずはざっくり、現在使っているシステムの機能を洗い出し。上記のような表を作るとわかりやすいと思います。最低限必要な機能は何で、どこのシステムが被っているのか?を明文化。そうすることで、削れる部分が明らかになります。
※実際に移行する際は上記よりももう少し詳細なリストが必要になりますがそれはまた次回お見せします!

人事奉行とカオナビとSmartHRの差分は?

人事奉行のいいところ
人事奉行は株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供する人事システムです。人事奉行の良い点は一言で言うと、人事で必要な情報が全て網羅されていること。また、遡った時点でのデータの切り出しができる点です。大きな組織の中の人事部で、担当ごとに業務が細分化されフローが確立しているような企業にとてもオススメです。

人事奉行に期待したいポイント
人事奉行は人事情報をすべて網羅してくれる万能選手なのですが、UIが複雑で慣れるまで時間がかかる点です。オルトプラスでは操作マニュアルを独自に作成し、作業を属人化させないよう努めていました。

※実際に使っていたマニュアルの例

人事奉行
https://www.obc.co.jp/bugyo/jinji

カオナビのいいところ
カオナビのいいところは何と言ってもインターフェイスのわかりやすさ。説明資料など特に読まなくても各種設定や操作ができる点が良いです。また、何と言ってもサービス名にもなっていますが社員の顔が直感的に並べて見られる点。150人を超えてくると名前と顔が一致しなくなってくるので重宝しています。

カオナビに期待したいポイント
カオナビは遡った時点でのデータの切り出しができません。なので毎月データベースのバックアップをcsvで保管することと、業務フローを綿密に設計し現在入っているデータが何月何日時点のデータか、というところを明確にすることが必要です。

カオナビ
https://www.kaonavi.jp/

SmartHRのいいところ
社員からの個人情報等の情報が一括で収集できるのはもちろんですが、収集したい情報を会社独自でカスタマイズできる点が良いです。オルトプラスの場合は給与振込口座の通帳画像や年金手帳の画像等を添付してもらえるようにカスタマイズしています。また、社労士への共有がスムーズにできる点もとても便利で工数削減に繋がりました。

SmartHRに期待したいポイント
各種証明書など(雇用契約書や退職証明書など)のテンプレートの自由度が少なく、オルトプラスではオリジナルのフォーマットを使いたいということもあり、各種証明書の発行の実務では使っていません。

SmartHR
https://smarthr.jp/

本当に必要な機能は何か?を徹底的に議論

議論を重ねた結果、遡った日付のデータの出力を毎月のバックアップで代用するという案で、人事奉行の保有データをカオナビとSmartHRに寄せることを決めました。

人事奉行年間コスト 789,060円→契約解除
カオナビ年間コスト 974,400円→継続
SmartHR年間コスト 858,500円→継続

結果、年額で単純計算で約80万円のコスト削減に繋がったのと、システムの入力工数を減らすことに繋がりました。

まとめ

約2ヶ月で無事に人事奉行からカオナビとSmartHRに運用を移行しました。今回はそれぞれのメリットデメリットとコストに的を絞ってブログを書きましたが、一番大切なのはシステム導入前の業務フローの設計とシステム導入の意図を明確にし、要件定義をしっかりしておくことだと思います。
※システム移行時のノウハウは後日詳細を書きますね!
また、会社の規模や事業の形態による相性がありますので、自社の特徴を把握した上でフィットするシステムを選択していただくと良いと思います!

ではではー!

WRITER
やなぎ
やなぎ
こんにちは。オルトプラスのコーポレートブランディング部でマネージャーをしています。他社の採用広報のお手伝いもしています。 CBsyncというバックオフィス向けのセミナーイベントを主催しています。プライベートではDJ活動をしています。 Twitterやってます。お気軽にフォローしてください。 https://twitter.com/hello_naotsun