こんにちは。オルトプラスCB部(コーポレートブランディング部)のやなぎです。なんとこのたび管理部門の最大のイベント!人事総務経理ワールドの働き方改革EXPOに出展することになりました!

CB部主導でビジネスイベント出展するのは久しぶり〜!ということで張り切って準備しておりますのでそのフローを公開します!

イベントに出るぞ!たった2週間で準備をするために大事な段取りポイント3つ

オルトプラスあるあるですが、なんとイベント出展を決めたのは6月22日。そしてイベント出展は7月11日〜13日。出展を決めてから当日まで実質2週間!これは去年のイベント出展ラッシュで培ったノウハウが最大限生かされる時!というわけで張り切って準備を進めます。

ポイント1 出展の目的とゴールを明らかにし、全員の共通認識とすること。

出展が決まったら、脇目をふらずにやるべきこと!それはまず出展の目的とゴールを自分自身で考えて腹落ちさせ、さらに周囲から同意を得てチーム全体の共通認識とすることです。

ここがねじれると、あとあととんでもないちゃぶ台返しが起こる原因になったり(笑)、出展しても思うような成果が得られず残念な結果になってしまう原因になります。

▼詳しくはこちら!


今回は、ターゲット別にゴールと目標を設定しました。

ポイント2 来場者に何を伝えてどんな体験をしてほしいかをまず決める

ブース設計する際パネルやチラシの制作に入る前にまずやらなくてはいけないのが導線設計です。ブース来場者に何を伝えてどんな体験をしてほしいかによって、制作物をつくる内容が大きく変わってきます。

まず、来場者がブースに来た時の流れを考えます。今回はオルトプラスで実証実験中の社内仮想通貨”JOY”という新サービスのご提案です。

まだこれからβ版リリースというプロトタイプのため、営業先の名刺獲得はもちろんですが、クライアントである、経営者、人事、総務の方々の潜在ニーズを聞き出すということも目的のひとつに置きました。

また、“経営とスタッフをつなぐエンゲージメントサービス”という、コンセプトのサービスを見るだけではなく実際体感してもらえるブース作りをテーマに考えました。

そこで、ブース内でのお客様の導線は
「キャッチ」→「ニーズ聞き出し(共感)」→「サービス説明」→「サービス体験」→「名刺交換」→「リリース」という大枠の流れを基本とすることにしました。

ポイント3 ブースの設計をラフスケッチし、デザイナーと要点をすり合わせる

ブース内での導線が決まったらそれを実現するブースの設計のラフに入ります。私は必ずヘタクソながらも自分でスケッチをし、それをデザイナーに書き起こしてもらっています。

プレゼン資料作りなどもそうですが、すぐツールに向き合うのは時間のロスに繋がりますし、手書きでスケッチすることで自分の頭も整理されるのでまずは手書きで全体像案を書くことをオススメします。

▼今回オルトプラスが出展するのは、ココ!(今回出展の決定がギリギリで場所を選べず。)
▼拡大すると、、、ココ!

▼出入り口が上方一箇所のためお客様の大きな流れはこんなイメージ。

上記のマップと手書きラフを元にデザイナーに導線を伝えます。また、実際の大きさを体感するためメジャーを持って実寸を測ってみたり、、、(意外と大事)

まとめると、私からデザイナーに伝えたのは以下のポイント。
・会場全体の大きな導線
・導線を鑑みて、まず目に入る場所にはお客様に共感していただける「あるある」を入れ込みたい
・ブース内で”JOY”が付与される体験と、決済する体験ができる売店スペースをつくること
・その売店でJOYを使ってお菓子やドリンクを渡したいこと
・それぞれのパネルの概要(コピーや概念図)
・お客様が持って変えるチラシをつくりたい(パネルと同じデザインでよい)
以上のことを手書きラフスケッチを交えながら伝えました。

上記要点を伝えつつ、デザイナーにサラサラサラ〜と立体図を手書き起こしてもらい、イメージと相違がないかすり合わせをします。

▼わたしの雑な図もデザイナーにかかるときれいな図に、、、
▼わたしの説明と人様に見せられないスケッチもデザイナーにかかるときれいな立体図に、、、
▼メインビジュアルどうゆう感じにしたいかを伝えるためのわたしのスケッチ

ここまでデザイナーとイメージが握れたら、あとはプロにお任せ。実寸の等倍縮尺でパースを引いてもらい、実際展示したときのスペースの空き具合など確認してもらいます。

この時点で、制作物の大枠が確定しました。
・ブースの大見出しにあたるキャッチコピーパネル(変形大)
・お客様に足を止めていただく”あるあるネタ”パネル×12種(丸型)
・商品説明パネル(商品概要)(A0)
・商品詳細説明パネル(ユースケース/A0)
・決済フローの手引きパネル(A4変形)
・スタッフの紹介パネル(A1)
・商品説明チラシ(A5)
・オリジナルスタッフTシャツ

あとは見積もりを取りつつ、デザインがあがってくるのを待ちます。

実際のブースがこちら!

キャッチコピーは”ブロックチェーンで働き方改革!”

配布したチラシ

実際に”社内通貨JOY”を利用できるブースを設置

黄色いPOPが目印になり、大盛況のブースになりました!

次回はこの他の準備段取り編をお送りします!
ではでは〜!

WRITER
やなぎ
やなぎ
こんにちは。オルトプラスのコーポレートブランディング部でマネージャーをしています。趣味はsoundcloudで好きな音楽をみつけること、Netflix、読書、マンガ、野外フェスなど。DJはじめました。 Facebookやってます。 https://www.facebook.com/naotsun