こんにちは。オルトプラスCB部(コーポレートブランディング部)のやなぎです。なんとこのたび管理部門の最大のイベント!人事総務経理ワールドの働き方改革EXPOに出展してまいりました!

CB部主導でビジネスイベント出展するのは久しぶり〜!ということで張り切って準備しましたのでそのフローを公開します!

イベントに出るぞ!たった2週間で準備をするために大事な段取りポイント3つ

オルトプラスあるあるですが、なんとイベント出展を決めたのは6月22日。そしてイベント出展は7月11日〜13日。出展を決めてから当日まで実質2週間!これは去年のイベント出展ラッシュで培ったノウハウが最大限生かされる時!というわけで張り切って準備を進めます。

出展の目的〜ゴール設定、ブース設計についてはこちら!

今回はブースの設計以降の段取りノウハウについてお伝えします。

役割分担を明確にする

今回の出展の目的は2つあります。なので、まずは当日の役割を明確にターゲット1=営業チームターゲット2=ブース接客チームに分けました。

▼今回の出展目的とゴール

当日の役割を分けることで、1日目より2日目、2日目より3日目とスタッフにノウハウが貯まりやすく振り返りもしやすくなることが期待されます。

ざっくりでもよいのでシフトをつくる

シフトをつくる目的は当日の現場を円滑に回すことです。イベント出展では当日思った通りに荷物が届かなかったり、思わぬ混雑・閑散があったり臨機応変な対応が求められます。

臨機応変に対応するためには、軸になるスケジュール(シフト)がヘルプツールになります。シフトがないと誰かがお昼ご飯にいけなかったり(笑)、ピークタイムに人手が足りない!ということが起こりやすいです。

また、事前にシフトを展開しておくことで、現場監督以外のスタッフも能動的に動きやすくなるというメリットもあります。

▼シフトの例

当日は朝礼と夕礼をする

たくさんの人が関わる展示では、当日に朝礼と夕礼をすることをおすすめします。朝礼では、当日のオペレーションの確認、目標の確認、シフトの確認を必ずします。

夕礼では当日の振り返り、改善ポイントの共有、明日の動きの共有、目標達成の進捗度合を共有します。ノウハウや気づきをその場で共有することで、全体のクオリティアップに繋がります。

まとめ

備えあれば憂いなし!費用対効果を最大化するためにできそうなことはすべてやるべしです。あとは前日しっかり睡眠をとって動きやすい靴を用意すればバッチリです。

次は実際に出展してみてどうだったかROIについてお伝えできればと思います。
ではでは〜

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やなぎ
やなぎ
こんにちは。オルトプラスのコーポレートブランディング部でマネージャーをしています。趣味はsoundcloudで好きな音楽をみつけること、Netflix、読書、マンガ、野外フェスなど。DJはじめました。 Facebookやってます。 https://www.facebook.com/naotsun