コスト&工数を、とことんカット!

みなさんこんにちは!コーポレートブランディング部、広報担当のさいまりです!

コーポレートブランディング部は、労務、採用、広報などそれぞれの業務を行いつつ、総務機能も内包しているのが特徴です。

そのため、少しでも管理工数を削減すべく、自動化・効率化にあらゆる面で積極的に取り組んでいます。

そんな中、とあることが問題になっておりました。

誰がどこにいるかわからない問題

頻繁な席替え、煩雑な更新

オルトプラスでは業務効率アップの観点から、この規模(200~300人)の企業にはめずらしく頻繁に席替えを行います。(社内で民族大移動と呼ばれるほど、それはもう豪快に席替えを行います)

都度報告・都度更新していたものの、報告漏れ報告フローが不明瞭などの問題から、公開されている内容が最新版ではなかったり、一部誤りがあるなど座席表の体をなしていませんでした。

また、座席表の更新は優先度が低くなりがちなため、更新したと思ったらもう変わっていたなんてことも…( ˘ω˘)ツライ

管理するのを思い切ってやめる

その座席表、必要ですか?

そこで、そもそも「何のための座席表なんだっけ?」というところから詰め直しました。

たかが座席表に?と思われるかもしれませんが、どんな雑務にも意図があり、逆にそれがないものは「仕事」ではなく形骸化した謎の作業です。どんどん斬り捨てていきましょう!

ほしかったのは「座席状況」一覧

チーム内で話し合ったところ、「隣の席の人の名前を知るための更新は不要だよね」というところに落ち着きました。(チームメンバーなんだからわかる、新人さんは尋ねればよい)

1.どこの島に何のチームが入っているのか、そのメンバー数

2.どこの座席が空いていて、余剰はいくつあるのか

さえ把握できれば、月に何度も更新する必要はない。という結論に落ち着きました。

更新は月1回事業部ごと!

とはいえ、ピンポイントでお声がけしたいタイミングはありますし、入退者の更新は必要。

更新のタイミングを月1回に統一し、全体の管理を行わず事業部ごとに更新をお願いしました。全体へのシェアのみ、月に1度行う形に!

その結果、、、

報告の手間はなくなり、更新の手間は分散され、情報が正確に!

撲滅!謎作業!

更新するのも報告も面倒だし、なのに何のために存在しているかわからない。でも引き継がれたから必要なんだろうな。そんな雑務を抱えていませんか?

思考停止でこなす作業は、働く脳みそを殺していきます。

一見なんてことない地味で簡単な作業も、チリツモで大きく時間をそがれているのです。
作業を一度棚卸しして、誰も特をしない謎作業をばんばん斬っていきましょう!

WRITER
さいまり
さいまり
ビールが好きな広報担当です。会社にビール部を作ることをもくろんでいます。