恐怖!!「あ、幹事よろしく~」

みなさんこんにちは!CB部PR、納会幹事歴4年のさいまりです!

季節は冬!納会、忘年会のシーズンですね!

若干もう遅い感は否めませんが、今回は突然「忘年会幹事よろしく!」と任されたものの、どこから手を付けていいかわからない新米幹事さん向けの”抑えておきたいポイント”を紹介します!

▲幹事って、ニガテな人はニガテなんです。

▼スケジュール調整や予約の小ワザなどはこちら!

プロ幹事の皆様に置かれましては生暖かい目でご覧頂きつつ、わかる~^^ポイントがあればぜひともシェア願いたい所存です。

前提①:必ずしも新人がやる仕事ではない

そういうのいいからポイントだけ教えてよという人は読み飛ばしてください( ˘ω˘)

会社の忘年会や飲み会の幹事、ついつい

「新人がやる仕事じゃん……」

「この忙しい時期になぜ私が……」

と思いがちですが、会社主催での納会・忘年会に限っては上の感情を捨ててください

これは仕事です。

 

別にあなたが暇そうだからとか、面倒だからとか、そういう理由で任されているのではないと理解しましょう。先輩から押し付けられたコンパの幹事とはわけが違います。やっつけでやると、大変なことになります。

前提②:幹事は「予約する人」にあらず

「幹事?出欠取って、行くって言った人数で店予約すれば良いんでしょ?」

違います。

 

「人数を確認する」「日程候補を出す」「予算内で店を探す」「店を予約する」これはタスクであって、幹事のミッションではありません。

飲み会に何を大げさなとお思いでしょうが、繰り返します。

これは仕事です。

 

納会・忘年会に限らず、会社主催イベントである以上、開催の意図・目的を明らかにしつつ、それに沿って行動しなければなりません。

前提③:開催の趣旨をすり合わせる

前述の通り、場合によっては依頼者(上司、経営層、社長など)と開催の目的をすり合わせることも重要です。

「とにかくみんなで飲めればいい」のであれば、出欠確認・日程調整・店予約のみでOKでしょう。

ですが「納会」「忘年会」と銘打っている以上、そして会社からいくらか予算が割かれる場合、必ず他の目的があるはずです。

・優秀な社員を労いたい

・経営層とスタッフで交流を生みたい

・自社の文化を浸透させたい

・全員で年末の場を共有したい

 

などなど、様々です。前提がずれていると、50件電話してお店を仮予約した後に「ナンカチガウ・・・」と言われることがザラにありますので、必ずすり合わせは行いましょう。

目的から条件選定、催しを決定する

この目的をすり合わせた上で、お店選びやコンテンツ設定で外せないポイントを挙げていきます。

例えば上記の目的に対して、それぞれ条件を挙げてみましょう。

目的例①優秀な社員を労いたい

=MVP表彰や新人賞などの発表を行う

つまり、マイクやプロジェクターが必要になってきますね。お店によっては無料貸出しのところも、有料貸出のところも、持ち込み料が発生することもあります。事前に確認しましょう。

また、通常2,30人程度の飲み会なら声を張ればいけないことはないのですが、忘年会シーズンは隣席だって忘年会です。フロアで声は、ほぼ通らないと思ってください。「大人数個室」もしくは「貸し切り」での予約が必要になりますね。

MVPを発表しているのに誰もこっちを見ていない……

という状況は、非常に微妙なものです。表彰者は労われている気分にあまりなりませんし、本来「次は私がMVPを取りたい!」と激励されるはずの社員にも影響が乏しくなります。誰も幸せになれない……

★ポイント★

表彰をするときは、マイク(音響)・プロジェクター(スライド)・個室(貸し切り)が絶対!

目的例②経営層とスタッフで交流を生みたい

=「経営層」の参加は必須

このどちらかが欠けていては、ダメなのです!例え社員全員が出席できる日でも、社長や幹部層が出席しないと意味がありません。

また、基本事項として「経営層は”調整さん”に回答してくれません(主観)」。必須回答です!と何度プッシュしようが、slackでピンしようが、ChatWorkでタスク化しようが、Googleカレンダーで招待しようが、必ず直接握りに行きましょう。

▲泣く子も黙る調整さんも、役員の前では無力

「忙しいから来れないのかな……」ではなく、来れる日に設定するのです!

そしてチャット上で全くリアクションがないと、ついつい「乗り気じゃないのかも……」と心折れてしまいがちですが、直接お誘いすると案外「行く行く~」「あ、ごめん回答してなかったね」と出席を快諾してくれます。

また、開催意図を説明し、なぜ来てほしいのかを説明・説得するのも幹事の仕事です。

アポ取りと同じです。

間違っても、「人数が足りないから」「お金を出してほしいから」「呼べって言われてるから」などと言ってはいけませんよ!(切羽詰まってたら仕方ないけども)

 

★ポイント★

偉い人は尻込みせず、直接声がけして誘う。誘うときは「なぜ来てほしいのか」を説明する。

目的例③自社の文化を浸透させたい

=お店選びに注意する、飾りつけを行う

部署ごとに事業が別れていると、イベント中も同一部署で固まってしまいがちです。

コンテンツ内でビジョン、ミッション、行動指針を上手に盛り込むことも重要ですが、貸し切り予約の場合復元できる範囲で装飾品の持ち込みをするのはオススメです。

オルトプラスでは年表を設置したり、会話のキッカケになるようスタッフポートレートを配置したり、写真を残すべくフォトプロップスやロゴ風船を置いたり、ドレスコードカラーを設定したりしました!

 

★ポイント★

文化浸透グッズは積極的に持ち込む!持ち込めるか事前確認する!

目的例④全員で年末の場を共有したい

=全員参加が必須

なによりも「全員がそろうこと」を重視しているケースです。「飲み会なんだから任意参加でしょ!ブラックかよ!」「全員なんて無理だよ!」と思われるかもしれませんが、100人位までなら結構いけます。

業務時間中に開催!

するのです。

もちろん業務都合で離れられないメンバーもいますが、できる限り早めに日程を確定させ、可能な限り大々的に告知を行い、各部署のリーダーとすり合わせを行えば、全員参加は難しくありません。

全ての時間の参加が難しい場合は、絶対に参加してほしい時間帯を明示したり、途中で会社に戻れる距離にお店を予約したりしましょう!

 

★ポイント★

半年前に候補日の告知を全社会議などで行い、三ヶ月前には日時を決定する!

さいごに:予算問題

社内イベント幹事を任されると、つい「予算いくらですか?」と最初に聞いてしまいます。まずは目的をすり合わせ、そこから予算別のプランをいくつか提案するのがオススメの方法です。

会社としては予算内で置きにいくより、いかに低予算で目的を達成できるかが重要なのです。

会社の飲み会を、ただ楽しいで終わらせず、目的と意図を明確に企画をすれば、比較的予算も降りやすくなりますよ!

それでは~

WRITER
さいまり
さいまり
ビールが好きな広報担当です。会社にビール部を作ることをもくろんでいます。