こんにちは!オルトプラスCB部(コーポレートブランディング部)のやなぎです!現在CB部では11月から月1度のペースでバックオフィス向けのコミュニティイベントを開催しています。

今回はイベントの運営は段取りが命!採用や広報PR、社内イベント運営にも使えるイベント当日のスケジュールノウハウをシェアできればと思います。

運営スケジュールを作成する際のポイント4つ

1)自分がいなくても回るように具体的な行動を記載する

イベント当日は、思ってもみなかったトラブルが起こることも珍しくありません。特に大きいイベントだと司令塔と連絡が取れず、現場が判断できなくてボトルネックになってしまうことも。

イベント運営のタイムスケジュールは、なるべく具体的に、それを見れば初めての人でも何をすれば良いかわかるような書き方をしましょう。

例えば下記のようなイメージです。

悪い例:「受付の設置」
良い例:「受付の設置/丸テーブルをひとつエントランスへ運ぶ。受付リスト、名刺ケース、筆記用具の設置」

具体的に記載しておけばおくほど、当日の司令塔への問い合わせ件数が減り、現場がスムーズにまわります。

2)司会進行用のスライドがある場合は、そのスライドとリンクするように記載する

タイムスケジュールを作っている側は、「このタイミングで音楽を!」等頭の中で理解していますが、実際それを実行するスタッフはそこまでイメージが具体的にできていないこともしばしばあります。

もし、司会進行用のスライドがあれば、「このスライドのときにこの動きをする」というのが連動して見えると良いです。

3)タイムスケジュールを作成したら抜け漏れがないかイメトレをする

作成したタイムスケジュールは必ず3回はイメトレをします。(笑)イメトレをすることで、「あ!これも抜け漏れてた!」とか、「このとき、どうするんだっけ?」など続々と出てきますので、必ずイメトレをしましょう。

4)当日起こりうるトラブルシューティングを作成し、メンバー全員で認識しておく

そして最後の仕上げはトラブルシューティング。これはなるべく全メンバーで行った方がいろんな視点からのトラブルをピックアップできるので良いです。

最後に

いかがでしたでしょうか。実際にオルトプラスがCBsyncのイベントで利用しているスケジュールのフォーマットはこんな感じです。

ご参考になれば嬉しいです!ではでは〜!

 

▼次回イベントはこちら〜

 

WRITER
やなぎ
やなぎ
こんにちは。オルトプラスのコーポレートブランディング部でマネージャーをしています。他社の採用広報のお手伝いもしています。 CBsyncというバックオフィス向けのセミナーイベントを主催しています。プライベートではDJ活動をしています。 Twitterやってます。お気軽にフォローしてください。 https://twitter.com/hello_naotsun