こんにちは!
オルトプラス 採用担当のきくちです。

働き方改革によって、あちらこちらで生産性の向上や労働時間短縮などがうたわれるようになりましたね。「急に生産性と言われても…」「単に労働時間が減らされて、仕事が終わらない」など、悩まれている方も多いかと思います。

そもそも、「まったく内容の業務を、突然〇時間減らしてやれ」と言っても無理な話です。

ちょっと視点を変えて、働き方について一緒に考えてみませんか?

時短勤務から得た、考え方の転換

 

わたしが働き方について考え方を変えたのは、出産を経て復職したときです。初めて働き方がフルタイムから時短勤務に切り替えたばかりのときは、正直戸惑いが大きかったです。

もっと時間があればこれをすべて終わらせられるのに!と歯がゆい想いをしたり、労働時間が短いことに対する後ろめたさから、仕事を持ち帰って夜中に対応したことも、正直ありました。

しかし、ある時ふと思ったのです。

夜中まで自宅で仕事したって、その分のお給料を会社はくれません。このままずっとこの働き方をするのか?本当にこれって私がするべき仕事なのか?と。

長時間労働をして、大した成果を出せないより、最小限の労働時間で、最大限の成果を出した方がよくないですか?

このタイミングで視点を切り替えたとき、仕事のやり方、効率化に対する考え方が変わりました。

その経験をもとに、採用担当としてやってきたポイントを、ちょっとだけご紹介します。

まずは決めることが大事


今回は3つのポイントに絞って、生産性向上のテクニックをご紹介します。

①1日の時間割を決める

基本的なことになりますが、これだけでもかなり効果があります。

何かやっているうちに、ほかの業務を思い出して、気が付けば別のことをやり始め、「あぁ!わたし何してたんだっけ?!」となる経験、ありませんか?(私はよくありますw)

時間は有限です。
1時間ごとにざっくりと何をするか項目を決めるだけでも、その1時間は一つの作業に集中できます。

また、重要度・優先度の高いもの、ほかの社員とのコミュニケーションが必要なものは午前中にしておくのもポイントの一つです。退社時間ぎりぎりになって、返事待ちで動けないなんて無駄な時間を作らないためにも、先回りは必須です。

 

②「目的」から物事を考える

「前任の人がこうしてたから」
「いつもうちの部はこうしてる」

この概念にとらわれてはいませんか?今までやってきたことが、必ずしも本来の目的と合っているとは限りません

例えば、採用業務から考えてみましょう。

膨大な候補者のレジュメを処理することに命を懸けていませんか?毎日何十件とくるメールをすべて既読にすることで、満足していませんか?

採用業務は、会社のニーズにマッチした人を採用するための業務です。

ニーズをきちんと分解して、求めている人材がどの手段で採用できるのかを絞っていったら、そんなに膨大なレジュメを処理する必要などそもそもないのかもしれません。

候補者や人材紹介エージェントとのやりとりをメールにするのではなく、システムを導入することによって担当の工数を10分の1に減らすことができるかもしれません。

▼システムでの工数削減についてはこちら▼

本来の目的が何かを明確にすることで、必要のない作業を見分けることが大切です。

 

③ROI(費用対効果)を忘れずに!

②の延長になりますが、物事をやる・やらないを考えるときは、ROIを考えることも大切です。

効率化を考えたとき、システムやサービスの導入やグレードアップを検討することがあるかと思います。しかしそこで、「費用がかかるから」の一点張りで諦めていませんか?

費用に対してどれだけの効果が見込めるのかを明確にすることで、マンパワーだけに頼らなくても、最大の効果を出すこともできるはずです。

分かりやすい例として、Wantedlyのスカウト費用で見てみましょう。
※②の目的から、採用ターゲットを明確にしたうえで、スカウトを選択したと仮定します。

Wantedlyの場合、プランによって返信率やスカウト送付対象人数が変わってきます。以下のような2つのプランの場合、どちらを選択しますか?

返信率 費用 (スカウト50通) 対象ユーザー
プランA 14% 125,000円 65,000人
プランB 26% 200,000円 120,000人

 

単純に費用面のみ考慮すると、プランAの方が費用は少なく済みます。

しかし、社内の今までの採用推進率を元に、おおよそ10人の方と面接すると1名採用できると仮定した場合、返信率から考えると、それぞれのプランで10人と面談するのにプランAは約74通、プランBの場合約39通送付で会うことができます。

ここまでですと、プランAを購入しても10人と面談できるかどうか分かりません。
では、その分スカウトを多く打てば問題ないと思いますか?

プランBと検索対象を比較すると、対象が約半分に減っています。これはプランBが転職意欲の軸で検索することができるからです。(また、新卒学生もプランAには含まれていません。)Wantedly上では、転職潜在層にアプローチできるというメリットの反面、採用期限が決まっている場合は転職意欲の高い候補者にスカウトを送付していかないと、非効率的になるというデメリットがあります。

▼ROIの考え方をより深く知りたい方はこちら▼

目標に対して、どのような手段がより効果的かつ効率的かをROIを考えながら検討すると、より生産性が高まる一歩になるはずです。

 

本当にやるべきことに時間を使いましょう!

今回は時間配分の方法からROIまで、生産性を高めるためのポイントをいくつかご紹介しました。

これらを考えるだけで、単に労働時間の短縮だけでなく、正しい人員の配置や担当業務の見直しにもつながります。

日常の少しのことからでも、ぜひ視点を変えて考えてみてください!

 

WRITER
きくちあさみ
kikuchi
コーポレートブランディング部で主に採用まわりを担当しています。 プライベートでは3人の子供を育てるワーキングマザーです!