こんにちは！2019年4月に働き方改革関連法案が施行され、生産性向上について議論がなされる場面が増えてきました。
みなさんはどんな取り組みをしていますか？
今日は実際使ってみた感想を踏まえ、Teachmeについて掘り下げてお話したいと思います。
Teachmeの導入で8時間の工数削減！
生産性をアウトプット量÷作業工数で考えると、分子を増やすか分母を減らせば生産性あがります。
バックオフィスは売上を直接的にあげられない販管部門なので、まずは作業工数削減（コストカット）に着目することも多いのではないでしょうか。
CBplus運営事務局が属するオルトプラスでは、Teachmeを導入することで月間8時間の工数削減を果たしました。
Teachmeとは？
Teachmeとは、株式会社スタディストが提供するマニュアル作成＆共有のためのプラットフォームです。
PowerPointやPhotoshopなど、特別なツールを触るスキルがなくても、携帯アプリやパソコンから簡単にマニュアルを作成でき、かつクラウドで共有できるというシンプルなツールです。
2012年からサービス提供を開始し、今では中小〜大手企業まで様々な業種の企業、2000社以上が利用しています。
導入企業も農業、製造業、IT企業から医療介護まで幅広く、業種や規模を問わず業務をマニュアル化することで効率化し、生産性の向上に寄与しています。
導入のきっかけは？
社員からの問い合わせに疑問を持つ
導入のきっかけは各社ともに多種多様、様々です。
「研修時間を削減したい」「ユーザー体験を向上させたい」「店舗負荷を減らしてクオリティアップさせたい」など。
その中でも多く共通しているニーズは、「問い合わせ件数を減らす」こと。
たとえば、会社全体の社員からの問い合わせ対応は月々何件くらい行なっているか、把握していますでしょうか？
問い合わせが個別でバラバラに来ることで担当者の作業工数を圧迫したり、1対1の口頭やチャットワークのやり取りがブラックボックス化することで問題が発生することもありますし、問い合わせが溜まることで迅速な対応ができず、社員のみなさんをお待たせしてしまいホスピタリティの低下に繋がってしまうことも…。
それ以外にも、
ー業務内容が属人化していて、担当者が辞めると共にノウハウが消える。
ーマニュアルが散在しており、マニュアルを探すのに一苦労。
ー古いマニュアルが更新されず、マニュアルのゴミが積もって行く、、
などなど、どの会社にもよくある問題ですね。
まずは日々当たり前に行なっていることに疑問を持つことから始めて見ると、解決の糸口がみつかるかもしれません。
総務の優しい屋さんを救え！問い合わせを可視化するとすごい件数だった、、、
そこで、まずおすすめなのは、社員から会社への問い合わせ窓口を設置し、お問い合わせ先を明確化することです。
具体的にはスプレッドシートのアンケートフォームを利用し、各問い合わせのログが残るようにするのが簡単かと思います。
問い合わせのログを残すことで、毎月50件〜100件近くの問い合わせに対応していることがわかったという事例もあります。
あなたの会社にもいませんか？いつも誰かからの質問に答えている優しい屋さん、、、
また、問い合わせ窓口を明文化することで、問い合わせのログが取れるだけでなく、下記のような副次効果も得ることができます。
問い合わせ窓口の導入前
| 社員目線 | 管理部門目線 |
| 質問先がわかりづらかった | アシスタントにあらゆる質問が来る |
|
わからないことは都度質問して解決
|
同じ質問が何回も来る |
| ログ化されない | |
| 作業が中断して業務効率が落ちる | |
| 対個人に質問する不安 | １対１のやりとりでブラックボックスになりがち |
問い合わせ窓口の導入後
| 従業員目線 | CB部目線 |
| 質問先が明確に | 各担当者がスムーズに回答 |
| 他の人の質問が見え、周知が進む | 同じ内容は１度の回答でOK |
| マニュアル、Q&Aで解決することが増えた | ログからマニュアル、Q&Aを改善 |
| 返事が来るまで不安 | 定期的に窓口を確認する |
| 公式に質問のログが残り安心 | 皆で共有することでフォローしあえる |
問い合わせが溜まってきたら、問い合わせ内容を精査し、よくある問い合わせはTeachmeでマニュアル化していく、、、この作業を続けることで確実に問い合わせの件数を削減をすることができます。
Teachmeのメリット3つ
簡単に作れる
ユーザーインターフェイスがとてもシンプルなので、迷うことなく感覚的にサクサクとマニュアルを作成することができます。
また、携帯アプリを利用すれば、撮影した写真や動画をそのままマニュアルに利用することができます。
マニュアルは作ろう！と腰を上げるのが面倒だったりするので、そこのハードルが下がるのは運用面でとてもメリットがあると言えるでしょう。
共有できる
作成したマニュアルは、外部メンバーやメンバーに共有することができます。
また、共有設定は個々にできるので、例えばこのマニュアルは人事部だけ、、とか、このマニュアルは全社共有、など公開範囲を限定することができるのも便利です。
全社の問い合わせのみならず、部内の業務オペレーションマニュアルもTeachme化することで、専任の担当者が変わるときも引き継ぎがスムーズ。担当者ごとにやり方が変わる、、、なんてこともなくなります。
セキュリティも安心
たくさんの情報を扱うTeachmeだからこそ、セキュリティ対策にはかなり力を入れているようで、安心して使うことができます。
通信が暗号化されているのはもちろん、端末ごとにアクセスを制限することができ、「いつ」、「誰が」、「どの端末から」アクセスしているか確認することができます。
拠点が多い企業や外からマニュアルを見ることが想定されている場合もログが確認できるのは嬉しいですね。
また、IPアドレスでの制限もかけられるので、社内からしか見れないようにするなど企業ごとにアレンジができるのも運用面では安心です。
Teachmeの気になるコストは？
コストは、利用アカウント数によってそれぞれプランがあります。
ミニマムなプランで50アカウントで5万円〜あります。
単純計算で1人あたり1000円/月のコストです。１件の問い合わせにかかる工数を費用換算して鑑みると、費用対効果も十分ではないでしょうか。
▼詳細はこちら
まとめ
地道で大変なマニュアル作成や問い合わせ対応も、ツールを導入することで簡単に作業工数を削減することができます。
生産性向上は環境を整えることも大事ですが、日々の現場のコツコツとした業務を改善することで、劇的に工数が削減できます。
なんとなく当たり前に行なっているところに意外と生産性向上の糸口が隠れているかもしれません。ぜひ今一度日々の業務を振り返ってみてはいかがでしょうか？
ではでは！
こんにちは。オルトプラスのコーポレートブランディング部でマネージャーをしています。他社の採用広報のお手伝いもしています。
CBsyncというバックオフィス向けのセミナーイベントを主催しています。プライベートではDJ活動をしています。
