オウンドメディアを始めたは良いものの、全く更新がされない。

誰が更新するの?

そういった悩みを抱えた担当者の方は多いのではないでしょうか?

外部にライターさんを雇うことができれば解決するものの、はじめからそこまでのコストを掛けることができない場合、社内で更新するしかありません。

本メディアもバックオフィスのメンバー6人で記事の更新をしており、コンスタントに更新出来るようになるまで少々時間が掛かりました。

今日は、私達が設定している記事更新のルールと円滑に更新するための施策についてご紹介致します。

平均更新数月15本バックオフィスメンバー5人で更新

本メディアは、マネージャー、採用担当、労務担当、総務担当、デザイン担当の5名で記事を執筆しており、広報担当が執筆と編集を担当しています。

もちろん、それぞれがオウンドメディアの専属担当ではありません。

記事を書いている時以外は、採用業務をしたり給与計算をしたり、各々の業務に取り組んでいる中で、毎月時間をみつけて記事を書いてくれています。

月の目標件数はひとり2本。

合計12本+広報記事数本が平均的にアップされており、多い月だと20本近く更新しています。

とはいえ、初めからスムーズに更新出来ていたわけではありません。

もともと少人数で運営しているチームということもあり、自身の業務が忙しく記事を書く時間を捻出することが難しい状況のなか、いくつかの施策とルールのもと、メンバーが協力があって平均的な記事更新数を維持できるようになりました。

非常に感謝です。

それでは、私達の取り組みについてご紹介していきます。

毎月最終週に、来月更新のタイトルと担当、期日を決める。

文章を書くことのハードルを理解する

ちなみに、私自身この仕事に関わるまでまともに文章を書いたことが無かったため、筆が進まないメンバーの気持ちがとてもわかります。

書きたくないではなく、そう上手く書けないのです。

それ以前に、何を書いていいかが分かりませんでした。

ちなみに、私が初めて書いた記事はこちら。

人生はじめての記事で、記事の書き方についている時点で謎ですが、書いた本人が読んでも何を書いているか分かりません…(そのうち消します)

何を書くか、事前に決める

そこで、毎月最終週に実施するミーティングで、来月更新するタイトル、担当者、期日を決めるようにしました。

また、タイトルは担当個人に考えてもらう訳ではなく、こちらで考えたものを一方的に押し付ける訳でもなく、毎月のテーマを用意した上でメンバー全員で考えるようにしています。

編集側がミーティング前に用意するもの

・今月のテーマ

・仮のタイトルいくつか ※あれば他社メディア等の参考記事

テーマと仮タイトルを出した上で、まずは方向性が合っているか合っていないかをメンバーで確認。

その上で、もっと良いタイトルがないかどうかの意見を出し合い、その中で誰が何のタイトルを書くかと記事更新の期日を決めます。

原則、記事更新日は他のメンバーと重ならないように、日程を早いものがちで取っていくシステムとしており、その場で全員の更新日を決めていきます。

必要によって見出しを提供

内容によっては『このタイトルで3000文字書いて!』と言われても、なかなか書けません。

その為、最低限の見出し構成と、冒頭分の例などを事前にお渡しするようにしています。

もちろん、後から構成の変更も可能。

あくまで、スムーズな書き出しをする為の材料として提供をしています。

毎朝メディアの進捗を共有

PV・UU・今週の担当

毎朝、朝礼の場を借りて前日までのPV、UU、今週の担当メンバーを発表しています。

その中で、期日の迫っているメンバーに対しては現状何%くらい書けているか、なにか困っていることがないか等、かなりシビアに進捗を追っています。

また、メンバーの外出や面談などで朝礼が実施されない日はグループチャットで報告するようにしていますが、やはり直接相談したほうが圧倒的に進捗が良いという結果が出ており、改めて日々のコミュニケーションの大切さに気付かされました。

同じ目標を追っていく

毎月PVとUUの目標を決めてメンバー内で共有をしているのですが、その目標に対して現状の進捗を日数の概念で伝えるようにしています。

例えば、今日までに稼働日が20日ある月のPV目標が10,000PVだったとすると、1日あたり、500PVづつ達成していけば理論的には10,000PVの達成に繋がります。

目標÷稼働=デイリー目標

デイリー目標×経過日数=今日までに必要な数字

この基準をもとに、

『今月の進捗◯PV進んでいる、遅れている』ではなく『今◯日分進んでいる、遅れている』と言った、PVやUUなどの普段聞き慣れない言葉を避け、数値感をメンバー全員で認識できるよう努めています。

この辺はまだまだ模索中ですが、これからもブラッシュアップして行く予定です!

デッドラインとヘルプラインを作る3日前ルール

3日前ルールの詳細

・どうしても期日までに書けない場合は3日前までに相談する

・その際、自分の代わりに更新してくれる担当を見つけてお願いする

・変わってくれた担当者と期日の交換をする

実際、このルールは作ったのものの、守られたり守られなかったり、ルールとして100%機能を果たしていません。

しかし、3日前ルールのおかげで、期日ギリギリではなく前もって執筆に取り掛かってくれるメンバーが増え、記事の更新数がぐっと上がりました。

中には、全員が期日を守って更新してくれた月もあります。

また、筆が止まってしまったときに事前に相談に来てくれるメンバーも増えたので、メンバーが何に悩んでいるか等も知ることが出来ました。

得意分野で担当性

メンバーの話を聞いてるなかで、記事のアイキャッチ画像を作ったりフリー素材を集めるのに時間がかかる、または不得意で心的ストレスがかかる等の相談を受けました。

そこで、アイキャッチの作成を学生アルバイトのデザイナースタッフに制作してもらったり、フリー素材を簡単に入手出来るサイトを共有したり等の対策を実施。

現在はCanvaというデザインツールのチーム機能を利用して、アイキャッチや挿入画像を共有・後からブラッシュアップ出来るようにしており、得意分野と不得意分野を分けて担当しています。

メディアを育てていく中で、メンバーの負担だけを考えて運営することは難しいですが、シビアに数字を追っていく分、このような心の配慮は引き続き続けていきたいと思います。

また、これからもコミュニケーションを大切にし、いつか率先して記事を更新したくなるような体制に出来たら良いなと思います。

実は5ヶ月連続でPV・UU成長中!

 

実績はまだまだなのですが、実はメンバーの協力もあって成長を続けている本メディア。

私達の書いた記事が、同じ悩みを抱えるバックオフィスの方々にリーチできていると思うと非常に嬉しく思います。

また、最近では当社運営サービスのインバウンドや、寄稿をしたいとおっしゃって下さるお問い合わせも増えてきました。(募集中)

そして、本メディアは現在リニューアル検討中!

暑さがピークになる頃にはお披露目出来ると思いますので、ぜひ御覧ください。

まとめ

いかがでしたか?

私達も、まだまだ手探り状態の中運営をしております。

引き続き、取材や寄稿等も募集しておりますので、是非お問い合わせからお声がけ下さい。

これからも、CBplusをよろしくお願い致します。

WRITER
うちだまみ
うちだ まみ
広報のうちだです。 趣味はサッカー観戦とお酒とゴルフ。