バックオフィスに配属されると、意外と経験することが多い「イベントの企画・運営」。人事であれば、採用イベントや入社式、総務であれば納会や表彰式などの社内イベント、広報PRであれば、メディア向けのPRイベントなどです。

一方で初めてイベント企画を任されたものの、「何から手をつけたらいいかわからん!」という方も少なくないのでは。

ここではイベント企画運営が初めての方でもこれを読めばイベントの企画から運用までの段取りがざっくりわかる内容でお届けします。

 

イベントの企画をする
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登壇者へのアプローチ
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プロモーション
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運営準備

イベントの企画をする

イベントの企画をするときは、まず初めに何のためにイベントを開催するのか?の目的とゴールを設定しましょう。

例えば入社式を企画する際でいうと、目的が”新入社員同士のコミュニケーション”なのか、”新入社員が先輩社員や役員との交流を深める”なのかによって、イベントの内容が変わって来ると思います。

目的のないイベントは自己満足で終わってしまうことが多く、次への振り返りもしづらいので、今まで定常的に行なっていたイベントでも改めて目的を明確にすることをおすすめします。

目的とゴールが明確になったら、あとは5W1Hを使って詳細を確定させていきましょう。

Why なぜイベントを開催するのか?目的は?
What イベントのテーマやコンテンツは?
Who ターゲットは誰か?誰をブッキングするのか?
When いつ開催するのか?
Where 会場はどこか?
How(much) かけれるコストは?どのくらいの人数規模か?

登壇者へのアプローチ

外部の方を招いてイベントを行う場合、登壇者の探し方やアプローチ方法に悩まれる方も多いかと思います。

登壇者へのアプローチ方法はいくつかありますが、難易度が低い順にご紹介します。(※外部の方を招かないイベントの場合は関係がない内容なので読み飛ばしてください)

登壇者へのアプローチ方法3つ!

知人友人のつてを利用する

まず最初に当たるべきは知人友人のつてです。特に開催実績のないイベントは、いきなり知らない方の登壇をお願いするより、周りのつてを使って企画する方が難易度が低い場合が多いです。

また、間接的にその方を知っている人が間に入ることで、どんなことをやっている人か、どんな内容で話してもらえそうか、事前にリサーチをしやすいというメリットもあります。

簡単な企画書を知人に渡して、登壇してほしい旨を伝えてもらい、アポイントに繋げてもらいましょう。

登壇してほしい人が出演するイベントに行って直接繋がる

すでに他のイベントで登壇の実績がある方であれば、直接出演するイベントへ赴いて名刺交換をして繋がるという手もおすすめです。実際の講演内容を聞くことができるので、イベントのイメージをより具体的に膨らませることができます。

イベント当日に登壇してほしい旨を伝えつつ、後日あらためてメールやSNS等で正式にご連絡をし、アポイントに繋げましょう。

企業の問い合わせ窓口からアプローチする

予め登壇してほしい方が明確にイメージがある場合は、企業の問い合わせ窓口からアプローチすることも可能です。

企業のホームページには問い合わせページがだいたいありますので、広報PRの窓口があればそちらへ、なければ一般の問い合わせから連絡してみましょう。

数日経っても返事がない場合は埋もれてしまっている可能性があるので、後日問い合わせが届いているかどうか、お電話をして確認しましょう。

登壇者と顔合わせ&打ち合わせをする

登壇のOKがもらえたら直接お会いして、改めてイベントのコンセプトや目的、ゴールのすり合わせ、その中で登壇者の方にどんな話をしてほしいか、逆にどんな話のネタを提供いただけるかを打ち合わせします。

その中でも必ず確認するポイントは、、、
・どんなネタで話せそうか、そのネタと今回のテーマのすり合わせ
・プロフィール写真、文面、会社ロゴの確認
・メディア掲載の許可

これに加え、当日配布したいものがあるかどうか、何分の尺で話してほしいかなどを確認をします。

また、これはマストではないのですが、可能であれば事前に登壇者を集めて懇親会を実施することをおすすめします。何人かの登壇者でイベントが構成されている場合、登壇者同士がはじめまして!のパターンも少なくありません。

事前に登壇者同士の顔合わせをしておくことで、登壇者の不安や緊張を取り除けますし、より具体的なイベントのイメージを固めることができます。

特にパネルディスカッションなど登壇者同士の絡みがある企画の場合は、事前に懇親会をしてお互いのことを知る場を設けることで当日のトークの盛り上がりが全然違いますのでぜひおすすめします。

プロモーション

イベントの受付の窓口をつくる

まずはイベントの受け皿となる場所を作りましょう。クローズドのイベントの場合であれば、Google Driveのフォームを利用すると便利です。オープンのイベントであれば、イベント支援ツールを活用することをおすすめします。

Facebook

Facebookでコミュニティのページを作成し、その中でイベントページを作成しています。一番気軽に周知ができる&広告も打てるのでイベント開催でFacebookページの利用はマストだと思います。

connpass

エンジニアのためのIT勉強会プラットフォーム。一度イベントページを作成すると、次回から参加者に対して新しいイベントがオープンするごとに自動で通知が飛ぶなどコミュニティ運営にはとっても便利なツールです。

Peatix

イベントでチケット管理が必要な場合はとってもおすすめ。また、Peatixは利用者数も多いのでオープンしておくとある一定以上の流入が見込めます。

Wantedly

Wantedlyには募集記事の他にミートアップ機能がついています。自社の説明会やセミナー開催で利用するとWantedly利用者にリーチすることができます。

メディアリレーション

メディア用のリリース文を作成し、自社HPへのアップ及びメディア配信をしています。特定のメディアが決まっている場合は直接メール、広く周知したい場合はPRtimesを利用するなどケースバイケースで使い分けています。

リリースを作成するときに気をつけているポイントは
・セミナー取材の案内だとわかるように書くこと
・数枚に分かれるときは1枚目に日時や場所、登壇者等の情報が入るようにすること。2枚目には詳細。
・どんな内容のことが取材できるのかイメージしやすい内容にすること

などなど、編集者の方が少しでも興味をもってもらえるよう、工夫をします。

リリース配信後、特に取材に来てほしいメディアさんには広報担当から電話で詳細の説明とお誘いをしています。

チラシやポスターの制作

チラシやポスターを制作し、登壇企業様へ送付して配布していただいたり、営業先でお会いした方にお渡ししたりしています。

▼チラシの例

チラシやポスターは色々な人に渡してどんどんリアルに拡散してもらいましょう!意外と紙でもらうと、後からふと見直したりとかして、「行ってみようかな」となることも多いです。

Facebook広告

Facebook広告はターゲットを絞ってリーチができます。セミナーの種類にもよると思いますが、実施後のアンケートでもFacebookからの流入が一番多いです。

DM

何度か開催しているセミナーであれば、以前参加いただいた方々のリストにダイレクトメールでお知らせをします。ダイレクトメールを送る際は件名で開封率がかなり変わります。セミナーのフックになるキャッチコピー等を件名に入れて興味を持ってもらうようにしましょう。

運営準備

会場の下見

自社内での開催ではない場合、会場の下見はマストです。スクリーンやスピーカー等の音響機器、ゴミの分別、原状回復の状態確認、事前に荷物を配送できるかどうか等チェックリストを作って確認しましょう。

イベントスケジュールを組む

イベントスケジュールを組む際に大切なことは4つ。

①自分がいなくてもスタッフがスケジュールを見て動けるようになるべく具体的な行動を記載する。
②司会進行用のスライドと照らし合わせて見れるように記載する。
③作成したらスタッフ全員でイメトレをする。
④当日起こりうるトラブルシューティングをあらかじめ作成し、全員で認識しておく。

▼詳しくはこちら

ケータリングフードや飲み物の発注

おおよその人数や予算が決まっている場合、だいたい参加人数の7~8割くらいの目処で発注しています。大体の単価相場ですが、一人当たり500円〜1500円程度におさめることが多いです。

最近ではかわいいオードブルもネットで簡単に頼めるので、ぜひご参考にしてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。イベント企画運営は細々と準備が大変ですが、準備の状態で当日の成功が9割決まると言っても過言ではありません。

準備が大変な分、狙ったとおりのイベントが実施できたときの達成感もひとしお。今後のイベント企画運営のご参考になれば嬉しいです!

ではでは!

WRITER
やなぎ
やなぎ
こんにちは。オルトプラスのコーポレートブランディング部でマネージャーをしています。他社の採用広報のお手伝いもしています。 CBsyncというバックオフィス向けのセミナーイベントを主催しています。プライベートではDJ活動をしています。 Twitterやってます。お気軽にフォローしてください。 https://twitter.com/hello_naotsun