先日、オルトプラスに労働基準監督署の監督官が査察にやってきました。

突然の立ち入り検査、労務担当は萎縮しがちですが、怖いことはありません。

せっかくなので、まとめてみました!

査察はどんなときにあるの?

①定期的な監督

労基署は、会社が労働関係法に基づき健全に運営され労働者の健康が守られているか、定期的にチェックを行います。頻度としては、大体4~6年に1度程度実施されるそうです。

査察の方法は、会社へ監督官がやってきて検査を行ういわゆる臨検監督と、会社担当者が労基署へ書類を持ち出頭(出向く)に分かれます。

②申告による監督

いわゆる、”従業員が労基署にかけこんだ!”ことに基づく監督です。

この場合、問題となる箇所を中心に、厳しく追及されることとなります。

オルトプラス臨検監督レポート!

監督の大きな流れは、臨検監督⇒指導⇒改善となります。

現在、臨検監督後指導を待っているステータスになります。早速臨検監督がどんなものだったか、レポートしてみます。

ある日突然やってきた!

ある日、前触れなしに2名の監督官が担当者宛にやってきました。

その際簡単なヒアリング(36協定書面の確認)と、改めて査察にくるときまでにどんな書類の準備が必要か説明を受けました。

臨検監督当日の流れは?

事前訪問後、査察の日程調整、資料の準備を経て臨検監督当日を迎えました。

当日も事前訪問時同様2名の監督官がお越しになり、人事労務担当立ち合いの元、資料の確認を行いました。

確認をしながら、監督官が気になった点については、質問を受け、問題点を洗い出していきます。

確認が終わると、簡単なフィードバックをいただきました。

資料は一部労働基準監督署へ持ち帰り、後日改めて指導内容(是正勧告書/指導票交付等)が通知されるとのことです。

定期監督で準備する資料は?

定期監督では、監督官の指示により、各種資料を準備することとなります。

この際準備が必要な資料は、担当する監督官によって各々違うそうです。

今回のオルトプラスが受けた定期監督では、かなり細かい資料の指示がありました。逆に言えば、これがあれば間違いない!ので参考に記載します。

(過去、筆者が中小企業で経験した監督では、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の”法定3帳簿”に加えて、各種協定と、健康診断結果だけ!なこともありました。担当監督署・担当官・その時の事由により大きく差があることがわかります。)

(1)組織図 ※代表者氏名、労働組合の有無、資本金額
(2)事業場の労働者数(各部署ごとの男女別労働者数及び正社員、パート、派遣労働者数、有期契約労働者数、外国人労働者数、障がい者労働者数、企業全体労働者数)がわかるもの
(3)労働条件通知書(有期・無期契約者の書面各5枚程度)
(4)労働者名簿
(5)就業規則(賃金規程等別規定も含む)
(6)時間外労働・休日労働に関する協定届(控)(今年度及び昨年度の協定書)
(6-2)特別条項を発令した場合、その手続き、対象者、回数等がわかる資料※発動回数を確認するため、過去1年間の実績。
(6-3)各人別の月間の時間外労働時間数がわかる資料
(7)1年単位の変形労働制に関する協定届、裁量労働協定届等、労働時間関係の各種届出
(8)賃金控除協定書
(9)過去6か月分の賃金台帳((10)に対応するもの)※事業場で最も低い従業員の賃金額も
(10)過去6か月分の労働時間管理に使用している各種書類等(労働時間の長い上位10名(うち、管理監督者数名分)【タイムカード、出勤簿、時間外労働申告書、時間外労働承認簿等】
(11)警備記録等入退社時刻が記録されているもの((10)に対応するもの)
(12)一般・特殊健康診断個人票および健康診断結果報告書(控)
(13)(安全)衛生委員会規定及び議事録(常時50人以上の労働者を使用する場合)
(14)産業医選任報告書(控)(常時50人以上の労働者を使用する場合)
(15)衛生管理者等選任報告書(控)(常時50人以上の労働者を使用する場合)安全管理者を選任している場合は、安全管理者選任報告書(控)も
(16)衛生管理者及び産業医の巡視に係る記録
(17)産業医面談の記録
(18)ストレスチェックに係る実施結果
(19)年次有給休暇管理簿(年次有給休暇の取得状況がわかるもの)

以上のうち、あるもの

ということでした。

法定3帳簿に加えて、関係資料から監査が行われます。

臨検監督でみられるポイントは?

・就業規則/賃金規程の内容が適切か

・雇用契約書の内容が適切な記載になっているか

・各種協定届が正しく締結・届け出されているか

・労働時間管理が正しく(実態に即して)なされているか

・労働時間が36協定特別条項の時間を超えていないか

・労働時間に対して賃金が正しく支払われているか

・安全衛生管理が正しく管理されているか

がよく見られるポイントです。

今回のポイント

法改正に係るもの

①労働時間の上限規制

本年4月、労働時間の上限規制が法施行されました。法改正されたばかりの内容は、労基署もよく見るポイントです。

36協定特別条項の時間を超えていないかはもちろん、時間外(休日含む)単月100時間まで、2~6か月平均80時間まで、時間外(休日除く)45時間超年6回までについては、細かい数字までチェックされます。

②年5日の年次有給休暇の取得

同じく本年4月より有給の年5日取得義務がスタートしました。法改正されたばかりの内容は、労基署もよく見るポイントです。

今回は、法施行から1年以内だったので有給の管理方法(付与・日数管理・運用)のみの確認ではありましたが、今後付与から1年たったタイミングからは取得状況についても細かくチェックされることでしょう。

また、法改正に伴い、就業規則への記載方法についてもご指南をいただきました。

安全衛生も要注意

今回、想定外!だったのが、安全衛生についてのチェックの細かさです。

健康診断の受診結果や、ストレスチェック結果、産業医選任の状況はもちろんとして、

・産業医の巡視の状況

・社内への産業医選任の共有方法

・産業医面談の実施状況

・健康診断結果の要所見に対して医師の意見の記載があるか

・安全衛生委員会の運営メンバーの構成

などなど、、細かく確認がありました。

どれも法定の至極当たり前の内容ではありますが、産業医の機能強化と、安全衛生へ注目の高まりを感じます。

指導結果は…?

現在、臨検監督後、結果待ちとなります。

指導内容は次回の記事に続きます…!

まとめ

労基署監査対応がきちんとできれば、労務としては最低限基準を満たしているお墨付きにもなります。監督がいつ来てもいいのはもちろん、会社運用としては当たり前のこととして法改正にも対応した資料整備と、ルーリングを行いましょう!

WRITER
asumi
asumi
オルトプラスCB部HRディレクター ワーママ時短・労務の人です