この時期は、支払調書作成などでマイナンバーの収集が必要になりますよね。

そこで!!マイナンバーの取り扱いについて確認しておきましょう!!

マイナンバーについて

マイナンバー制度とは

マイナンバーとは、日本に住民票を有するすべての方(外国人の方も含む)が持つ12桁の番号です。

社会保障、税、災害対策の3分野で、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを

確認するために活用されます。

マイナンバー導入により、様々なことが可能になり、

便利な暮らし、より良い社会 を目指す制度となっています。

 

▼マイナンバー導入により可能になること

■ 社会保障・税関系の申請時の手続きが簡単になる

■ 国や自治体の手続きで個人番号の提示、申請書への記載が必要になる

■ 国民の所得状況等が把握しやすくなり、不正受給の防止などに繋がる

 

詳しくはこちら ↓↓↓↓

 

どんなときにマイナンバーを使うの?

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<社会保障関係>

 ・年金の資格取得や確認、給付

 ・雇用保険の資格取得や確認、給付

 ・ハローワークの事務

 ・医療保険の給付請求

 ・福祉分野の給付、生活保護

<税務関係の手続き>

 ・税務署に提出する確定申告書、届出書、法定調書などに記載

 ・都道府県・市町村に提出する申告書、給与支払報告書などに記載

<災害対策>

 ・防災・災害対策に関する事務

 ・被災者生活再建支援金の給付

 ・被災者台帳の作成事務 

などでマイナンバーが必要になります。

マイナンバーの取り扱い

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法律で定められた範囲

「税」「社会保障」「災害対策」分野の内、定められた手続きのみを指します。

収集

マイナンバーを提示されただけでは「収集」にはあたりません。

集める意思を持って自己の占有に置くことが義務付けられています。

例えば、

・マイナンバーを記載したメモを受け取ること

・聞き取ったマイナンバーをメモすること

など、収集の際の取り扱いには十分注意しましょう!

利用

書類にマイナンバーを記載して、各種手続きに活用すること

保管

収集したマイナンバーを、漏えい、滅失、毀損等がないよう保存・管理すること

保管は制限されているので、法律で定められた範囲の事務処理をする必要がなくなった場合は、速やかに「廃棄」又は「削除」しなければいけません。

ただし、マイナンバーが記載された書類等は、所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものもあります。その場合、保存期間を経過してから「廃棄」又は「削除」することになります。

提供

法的な人格を超えてマイナンバーが渡ることを意味します。

例えば、

事業者Aから事業者Bに特定個人情報が渡る場合は「提供」にあたります。

事業者Aの中のX部からY部に特定個人情報が渡る場合は「提供」にはあたりません。

適切な管理

適切な管理とは

・本人確認

・安全管理措置

・監督責任

・説明責任

の上記4点を指します。

適切な管理について

本人確認

マイナンバーを正しく収集するために、確認作業を行うこと

 

・ 番号確認:提示された番号が正しいことを確認する

・ 身元確認:提示された番号の持ち主であることを確認する

 

対象者が

■「個人番号カード」を持っている場合

「個人番号カード」のみで番号確認・身元確認が可能です。

 

■「個人番号カード」を持っていない場合

「通知カード」で番号確認を行い、顔写真付きの身分証明書(運転免許証・パスポートなど)で

身元確認を行います。

安全管理措置

漏えい、滅失、毀損の防止等のために措置を講じること

 

・基本方針の策定

・取扱規程の策定

・組織的安全管理措置

・人的安全管理措置

・物理的安全管理措置

・技術的安全管理措置

 

監督責任

個人番号関係事務を委託する場合にも、委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるように、必要かつ適切な委託先の監督を行うこと

 

・ 適切な委託先を選定すること

・ 委託契約の中に安全管理措置に関する内容を盛り込むこと

・ 委託先におけるマイナンバーの取扱い状況を把握すること

 

説明責任

提供する側が、根拠を持って提供できるように、収集時に目的を通知または公表すること

通知または公表にあたり以下のルールが定められています。

・ 利用目的や範囲を正しく通知する

・ (特定個人情報の場合)取得の条件に該当しているか確認し、通知する

 

マイナンバー管理システム

なかなか管理の難しいマイナンバー、、、ですが!!

マイナンバー管理システムを導入すれば、

収集から廃棄までの企業が必要なプロセスをすべてクラウド上で

簡単・スムーズにおこなうことができ、法律に沿った正しい勤怠管理が

可能となります。

 

■ マイナンバー管理 freee

 └無料から手軽にはじめられる

■ SmartHR

 └労務手続きや情報管理をラクに行えるクラウド人事労務ソフト

■ MFクラウドマイナンバー

 └中小企業、個人事業主向けのマイナンバー収集・管理を行うクラウドシステム

まだまだマイナンバー管理システムはたくさんあります。

比較サイトもたくさんあるので、企業にあったマイナンバー管理システムを

選ぶことができます。

 

システムを利用することで、効率よく安全にマイナンバーを管理してみてはいかがでしょうか。

 

WRITER
mayuokada
mayu-okada
おいしいご飯とお酒が大好きです。あとは旅行も!コーポレートブランディング部総務、労務アシスタントです。