「うちの会社、社内コミュニケーションがうまくいってないなあ・・」

コーポレート担当の皆さん、こんな悩みを抱えていませんか?

 私の会社も、そんな課題を抱えていました。

 約10名のメンバー、皆で誕生会をしたり、食事に行ったり、週1でMTGを開いたり…。対面でのコミュニケーションは満点だったと思います。

そんな中で課題だったのが「社内の情報共有」でした。

 社員数が少ないと、業務に関するやりとりも「口頭」で済ませがち。

 その結果、情報伝達の二度手間が起きたり、その場にいない人が情報を得られなかったり…という問題が顕在化しました。

 メンバー同士の距離が近いからこそ、の課題です。

 本日は、弊社で行った試行錯誤と、「私語禁止ルール」についてご紹介します!

情報を残すため、スラックを活用しよう!でも…

 まず、社内ツールでスラックを導入していたので、情報を残すため「仕事に関わる連絡は全てスラックで行おう!」というルールを設けました!

 しかし、あまりうまくいきません。

「口頭で確認した方が早い」

「スラックだと即レスがない」

「そもそも共有すべき情報って何だろう?」

というメンバーたちの疑問。

 ツールを導入するだけではなく、運用方法について考える必要があるのだと実感しました。

あえて口頭でのコミュニケーションを禁止に

 そこで考えたのが、どんな些細なことでも口頭でのコミュニケーションを禁止する「私語禁止タイム」でした。

 「私語禁止タイム」とは、仕事中に情報をスラック上に残すことを目的として、口頭でのやり取りを禁止する時間です。毎日2時間ほど時間を決めて実施します。

仕事の依頼はスラック。

細かい確認もスラック。

全てスラック!

 当然ながらスラックは活発に動き出し、些細なやり取りでもスラック上に残すことに成功。以前と比べると、スラックの利用率にも変化がありました。

「情報の見える化」と「コミュニケーションの効率化」を実現

 私語禁止タイムを導入したことにより、全員に情報が行き渡り、メンバーがどんな仕事をしているか理解が深まり、チームワークが向上したと思います。

 また、自分以外の人にメンションしている会話でも、自分が知ってること、解決方法を積極的に言い合えるようになり、。情報の見える化だけでなく、メンバー同士の理解が深まり、会社の一員という自覚も高まりました。

 誰かに話しかけられて作業が中断…ということもなくなり、集中して仕事に取り組めるようになり、効率もアップしたように思えます。

 更に、文字で伝える際は結論や理由を相手に伝わるよう簡潔に書かなければいけないので、結果として口頭でのコミュニケーション力も向上し、効率よくコミュニケーションが取れるようになりました。(これは意外な効果でした)

まとめ

 思い切って導入した「私語禁止タイム」。

 実際に運用してみたら、想像以上の効果を得ることができました。

 導入する前は、「逆にコミュニケーションが減るのではないか?」と不安でしたが、メンバーがお互いのこと仕事について理解を深めるきっかけになりました。

皆さんも、まずは自分のチーム、部署で導入してみてはいかがでしょうか?


この記事を書いた人

一般社団法人日本美粧協会
広報・PR担当 古郡 優

日本美粧協会で広報、ときどき何でも屋。最近Twitterで新しいアカウントを作成し、個人の発信力も強化中。中国語とマーケティングも勉強中。野球観戦と食べることが大好き。

WRITER
うちだまみ
うちだ まみ
広報のうちだです。 趣味はサッカー観戦とお酒とゴルフ。