突然ですが、みなさん、「採用管理ツール」って使っていますか？
採用のフローには応募の受付、候補者やエージェントとの日程調整、面接官への情報共有など入社までに様々な作業が伴います。
やってみるとわかるのですが、意外とひとつひとつの正確性やスピードが求められるわりに煩雑で、採用人数が多ければ多いほど比例して地味に物量も増えるのが採用管理業務です。
そんな時に大きな助けになるのが採用管理システム。本記事では、採用管理システムの紹介はもちろんですが、それ以前に気をつけるポイントをまとめてお伝えします！
ツール導入する前に！採用管理で押さえるべきポイント
採用管理システムの導入を検討する前に、採用管理で押さえるべきポイントのおさらいです。
ログを残すこと
採用のログは残していますか？面接時の評価のログ、応募者数、書類選考者数、一次面接数、、、等、それぞれの採用ステータスの数など、採用を行う上で取るべき数字はたくさんあります。
採用数値が残っていれば、1ヶ月、四半期、1年ごと等に振り返りもでき、自社の採用活動の改善活動に生かすこともできるので、ぜひ取っていきましょう。
リードタイムを意識して進行管理をすること
採用成功の鍵の一つに、応募から内定までのリードタイムがあります。採用管理をする際はリードタイムを意識して進行管理を行うことが必要です。
個人情報の取り扱いに気をつける
採用管理では、個人情報を大量に取り扱います。情報の取違えや紛失のないよう、あらかじめ社内で管理ルールを決めておくことが重要です。
採用管理ツールを導入する目的
採用管理ツールを導入する目的は主に次の3つが挙げられます。
①業務効率化
②進捗状況の共有と振り返り
③自社の採用ページの管理
①業務効率化
何社もの人材紹介会社や、候補者とのやりとりは、データのやりとりから連絡の管理など煩雑になりがちです。
また、面接官との日程調整や情報共有もミスが許されず手間がかかる作業です。
採用管理ツールを導入することで、これらの業務を効率的かつ、正確にミスを減らすことができます。
②進捗状況の共有と振り返り
採用進捗がどうなっているかは人事のみならず経営層や採用オーナーである事業部担当者も気になるところです。
採用管理ツールを利用することで、どの経路からの採用が効果的かや、どの職種に何人選考が進んでいるかなど、簡単に共有することができます。
③自社の採用ページの管理
採用管理ツールを導入することで、採用管理ツール上で募集記事を人事が一括管理・更新することができます。
募集要件に変更等があった場合もスピーディーに変更ができるため、常に最新の情報を管理することが容易になります。
採用管理ツールでできること
採用管理ツールを利用すると、上記で述べたログ取りや進行管理、個人情報の取り扱いなど煩雑な業務を一元管理できます。サービスにもよりますが、だいたい下記のようなことがシステム上で可能です。
・候補者の応募受付・進行管理
・求人票の管理と企業サイトでの公開
・エージェントや候補者との連絡やりとり
・面接の設定
・面接評価の記録
・採用のレポート
採用管理ツールを入れたほうがいいタイミングは？
年間の採用人数が20〜30人を超えてきたら導入を検討するのが目安です。その他にも募集の職種がたくさんある場合も求人の管理が楽になるのでおすすめです。
それ以前はおそらくエクセルを使って管理することになるかと思います。エクセルに限界を感じ出したら導入を検討してみてもよいかもしれません。
採用管理ツール比較
ジョブカン採用
最低限の機能が低価格で利用できるのが特徴。
特徴的な機能
・求人媒体からの応募自動取り込み
・レポート機能
・求人ページ作成機能
費用感 0円〜30,000円/月
HRMOS採用
導入実績100社以上。管理画面UIがわかりやすく、採用管理をいかに効率化するかに注力したサービスづくりがされています。
特徴的な機能
・求人媒体との自動連携
・詳細なレポート機能
・採用プール機能
・リファラル機能
費用感 100,000円〜/月
ジョブスイートキャリア
中規模〜大規模採用に適した中途採用特化型の採用管理システム。導入実績1,000社以上と歴史が古く実績豊富。人材紹介会社や媒体の管理機能が充実しています。
特徴的な機能
・人材紹介会社のグループわけ機能
・各種媒体との連携機能
・SmartHR連携機能
費用感 50,000円〜/月
まとめ
いかがでしたでしょうか。システムを賢く利用して、作業の効率化と採用成功を同時に達成したいものですね！
HRsyncでは採用管理システムのご提案からアシスタント業務の代行まで承っています。お気軽にご相談ください。
こんにちは。オルトプラスのコーポレートブランディング部でマネージャーをしています。他社の採用広報のお手伝いもしています。
CBsyncというバックオフィス向けのセミナーイベントを主催しています。プライベートではDJ活動をしています。
