みなさんは、社内や取引先のお客様とどのようにコミュニケーションを取っていますか？
メールや電話はもちろん、最近ではビデオ会議やチャットを使ったコミュニケーションも主流となってきていますよね。
また、現在新型コロナウイルス感染症による外出の自粛やリモートワークの推奨により、一層オンラインでのコミュニケーションが重要になってきました。
そこで今回は、簡単に始められるオンラインコミュニケーションツールをいくつかご紹介します。
実際に使用してみた所感も含めてご紹介しますので、これからツールを取り入れたいと考えている企業様も、是非参考にしてみてください。
コミュニケーションツールとは？効果や選定ポイント
活用することで得られる効果
そもそもコミュニケーションツールとは、意思伝達や情報共有を行うための手段として利用するツール全般のことで、近年ではSNSやアプリなどが主流になっています。
社内外に問わず、以下のような体験をしている方は多いのではないでしょうか。
| ・電話が鳴るたびに手が止まり、業務に集中できない。作業が進まない。 ・メールを送るたびに「お世話になっています」「○○社の××です」と入力するのが手間。 ・メールのCCに誰を入れたか分からなくなる。メンバーに漏れが発生する。 |
このように、今まで起きていたコミュニケーションの弊害は、ツールを利用することで以下のように解消が可能です。
| ・自分の確認したいタイミングで内容を見ることができるので、作業がさえぎられない。 ・会話のようにやり取りできるので、メールの枕ことばを毎回入力する必要がなく、軽快なやり取りが可能になる。 ・必要なメンバーでグループをつくることができるので、その中で会話をすることで都度 ・すべて会話のログが残るので、その場にいないメンバーにも話の流れが理解できる。 |
うまく活用することで、無駄な業務を省いた生産性の向上やコミュニケーションの活性化に繋げることができる、便利なツールです。
ツールを選ぶポイント
ツールはあくまで手段なので、導入したからといってすぐに生産性が高まるわけではありません。
普段、社員の皆さんがコミュニケーションに関してどのような課題をもっているのか、今使っているツールで併用が可能かなど、社内事情を鑑みて選定するとよいでしょう。
実際に使用したコミュニケーションツール
チャットワーク
国内利用者数NO.1、導入企業257,000社で幅広く利用されているツールの一つです。
個人で無料アカウント開設も可能なので、試しに使ってみることもできます。
▼費用体系
グループチャットやタスク機能、ビデオチャット、API連携など幅広く対応しています。
UIも見やすく、タスク作成なども簡単に行えるため、比較的操作は簡単です。
ただし、動きが重たかったり障害が発生するケースもあるので、スマホなどで見る頻度が高い方には少し注意が必要です。
Messenger
Facebookと連携しているので、利用者はアカウント作成の必要がなく、無料で手軽に始めることができます。
気軽にグループを立ちあげることができるので、社内に限らずmessengerでやり取りが許諾されている企業様であれば、スムーズにコミュニケーションを取る手段となります。
ただし、ややカジュアルな印象もあるため、ビジネスで利用の際は必ず利用可能か確認をした方がよいでしょう。
Hangout Chat
Google ハングアウトは、Googleが提供するサービスです。
PC用にはGoogle Chromeの拡張機能、モバイル向けにはAndroid、iOSのソフトウェアが提供されています。
Gsuits利用者であれば別途費用の発生せずに使用ができます。
▼費用体系
Slack
海外でも流行しているSlackは、非常に操作性が高いといわれています。
Slack独自のスラッシュコマンドと呼ばれるショートカットキーや、さまざまなサービスとの外部連携ができるようになっており、IT系企業を中心に人気があります。
▼費用体系
ただ、まだ日本語に対応していない部分も多く、このようなコミュニケーションツールがはじめての方には少し難易度が高いかもしれません。
ツールを活用して、生産性をアップ
いかがでしたか？
今回ご紹介したツールは数あるもののほんの一部ではありますが、どれも無料で気軽に始められるものです。
会話のやりとりだけではなく、ビデオチャットやデータの受け渡し、複数人でのディスカッションなどビジネスシーンに有効活用することができます。
リモートワークなど働き方の多様性が進められている今、このようなツールもぜひ利用してみてくださいね。
