新型コロナ緊急対策!バックオフィスをリモートで運営するのに役立つツール5選

/ 4月 16, 2020/ 働き方改革, 環境・労務

2019年年末から感染が広がり、猛威をふるう新型コロナウイルス。そんな未曾有の事態で今、企業はリモートワークへの導入を余儀なくされています。

しかしながら私たちバックオフィスのスタッフは「書類」や「押印」に縛られて、リモートワークなのに日本独自の「ハンコ文化」が壁になり結局出社せざるを得ない状況になっている、、、という話も少なくなりません。

そんなバックオフィスでがんばる方達に向けて、リモートワークを手助けするアイデアやツールをご紹介したいと思います!

この5つがあればバックオフィスでもリモートができる!

Google Drive

低コストですぐ使えてしかも便利!で選ぶならGoogle Driveは外せません。もうすでに使っているよ!という方も大勢いらっしゃると思いますが、改めてご紹介を。

Google Driveは、オンラインストレージサービスです。Googleのアカウントさえあれば、誰でも無償で利用することができます。

ファイルや写真の保存から、文書の作成、表計算ソフト、スライド作成、アンケートフォームなど、さまざまな機能が詰め込まれています。

複数人による同時編集が可能なので、作業効率の向上が期待できます。

エクセルやワードと比較すると、リアルタイムで誰がシートのどの部分を編集しているのかを表示してくれる機能があるので、同じ箇所を編集してしまったり、他の人が編集した箇所を誤って消してしまう、、、などのミスを防げます。

また、変更内容は自動で保存されるため、誰もが一度は経験したことがある(?)「一生懸命作ったデータが飛んだ!」という惨事はまずありません(笑)。

リモートワークでの活用方法として、URLをシェアすれば相手と同じデータがみられるので、議事録やデータなどリアルタイムで共有しながら議論が進められる点がとても便利です。

(ちなみに、「Ctrl」キーと「/(スラッシュ)」キーの同時押しで、キーボード上で使えるショートカットが全て表示されます。とても便利。)

電子契約サービス

電子契約とは、紙で締結していた従来の契約書を電子文書にしたものです。電子署名を用いて双方の合意を証明し、法的効力を持たせられます。

電子契約では印刷や郵送といった作業は不要になるため、ネット環境があれば契約の締結を完了させることができます。(電子契約では印紙は不要)

電子契約サービスを利用すれば、従来の紙での契約締結での、印刷、製本、押印、郵送、そしてまた返送をするために出社する、、、といったことをなくすことができます。

電子契約サービス一覧

電子稟議(ワークフロー)サービス

契約書のやりとりと同じく、紙でやりとりされるケースが多い社内稟議。リモートワークではハンコをもらって回ることは難しいため、こちらもこの機会に電子化することをおすすめします。

稟議が電子化されていないと、稟議書自体の物質的な移動が必要なため、特に今回のような自体においては企業の意思決定が遅れることにも繋がります。

それだけでなく、稟議を電子化することで書類そのものを一箇所に集めなくてもデータとして検索が可能なため、監査効率も大幅アップします。

また、承認フローを電子化・システム化することで、効率をあげるだけでなくペーパーレス化を実現でき、コスト削減も期待できます。

電子稟議(ワークフロー)サービス一覧

Web会議ツール

テレワーク・リモートワークの場合、直接対面でのミーティングや相談はオンラインで行う必要があります。Web会議ツールを利用すれば、音声、映像の共有や、画面の共有が行えるため、慣れれてしまえば直接会ってするミーティングと同じことがオンライン上でも可能です。

最近ではzoomのように、相手のアカウントのID情報がなくてもURLを共有するだけでweb会議ができるツールもでてきています。

また、先ほど紹介したGoogle DriveではHangOut Meetsという機能があり、Googleカレンダーに登録した予定から直接ミーティングを開始することも可能です。

目的や頻度によって、ツールを使い分けてもよいかもしれませんね。

web会議ツール一覧

オンラインマニュアル共有ツール

バックオフィスのお仕事で実は意外と多いのは、社員からの「問い合わせ」対応。

リモートワーク 中のルールや、よくある問い合わせをオンラインでマニュアル化しておけば直接の問い合わせができなくても、各々が知りたいことを検索して確認することができます。

また、バックオフィス業務以外でも業務フローをマニュアル化することで、引き継ぎコストが減ったりチームの生産性アップにも繋がるでしょう。

マニュアル共有ツール一覧

新型コロナを働き方を見直すきっかけに

いかがでしたでしょうか。未曾有の事態で現場は混乱や不安もあるかと思います。一方で皆がリモートワークを余儀されなくなることで、オンライン化が進み、ペーパーレスの推進や勤務体系の柔軟化、さらなる効率化の大きな一歩にもなるはずです。

せっかくならこれをチャンスと捉え、より良い方向に向かって皆で乗り越えたいものですね!