皆さんの企業では、社内ミーティングや社外での商談にオンラインツールは使用していますか？
緊急事態宣言が二度目となった今、対面からオンラインでの商談やミーティング当たり前になってきました。
今までは一時的な在宅勤務だった企業も、本格的にオンライン化が進み始めたところも多いかと思います。
今回は改めて、オンラインミーティングの基本やマナーをお伝えしていきます。
オンラインミーティングって何？
オンラインミーティングとは、オンラインのツールを使用し、テレビ電話のように顔を合わせて会議をすることです。
カメラとインターネット環境が整っていればどこでも実施できるため、自宅やコワーキングスペースなど、場所を選ばずに会議ができます。
一対一に限らず、複数人での打ち合わせも可能です。
なかなか客先に出向くことができなかったり、チームメンバーが全員揃って出社することが難しい今の時期は、多くの企業が利用をしています。
オンラインミーティングで使用できるサービスツールは複数あります。
自分たちの利用用途や頻度を考慮しながら選ぶと良いです。
▼オンラインミーティングに便利なツール一覧
https://kigyolog.com/service.php?id=13
オンラインミーティングの始め方
どのツールを使用するか選定が終われば、あとはミーティングを設定して会議を開催するのみです。
ミーティングの設定方法などは、ツールのヘルプ画面やインターネット上を検索すると出てきますので、事前に確認しておくと良いでしょう。
社外の人と打ち合わせをするときは、どちらか一方のツールを使用し、URLを発行して相手方に共有することが一般的です。
ZOOMやbellFaceなど、アカウントを持っていなくてもURLから接続することが可能なツールもあるため、多くのお客様とやり取りする機会が多い場合は、この点も加味して選定しておくと良いでしょう。
所有しているPCにカメラ機能が無く、スマートフォンを使用する場合でも同様に操作は可能です。
その場合は、スマートフォンを固定出来るものを用意しておくと、話している途中で画面がぶれたり、倒れて角度が変わってしまうということもないでしょう。
オンラインにもマナーあり？実際は？？
以前、オンラインのマナー本が出版されたことで話題にもなった、オンラインミーティングでのマナー。
弊社では実際に多くのお客様や採用候補者、社内会議でもオンラインツールを利用していますが、
オンラインにおけるマナーは統一されているものは今のところありません。
気になることとして、良く耳にする内容は以下のものです。
開始何分前に入るべきか？
定刻スタートでOKです。接続状況が気になる方は、3分前ほどから入るようにするとよいでしょう。
イヤホンをしていても問題ないか？
環境によってはイヤホンがあった方がスムーズ話が進む場合もあります。活用して問題ないです。面接などで装着の有無が気になる場合は、事前に断りを入れると丁寧です。
服装は？
常識の範囲で問題ないです。あくまでビジネスの場であるということを鑑みた服装を心がけましょう。
生活感が気になる方はバーチャル背景
自宅から参加する場合、あまり部屋の中を見せたくない…と思われる方も多いでしょう。そんな方には、バーチャル背景の設定がおすすめです。
インターネット上を検索すると多くの情報が出てくるとは思いますが、やはりもっとも大切なのは「相手を思いやる気持ち」です。
初めてのオンラインで気になる点がある方は、事前に相手への確認するとよいでしょう。
まとめ
いかがでしたか？
これからも対面ではなく、オンラインを利用した場面が増えてくることが予想されます。
オンラインの良い点を上手く活用して、業務効率の向上や人とのよいコミュニケーションを築いていきましょう！
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