リモートワーク時代のオフィス運営の味方!Teachmeを使ってみた!

総務

新型コロナウィルスをきっかけに、リモートワークになった、という企業の方は多いのではないでしょうか。

今回は、リモートワーク下での円滑なオフィス運営に便利なツールTeachmeのご紹介と、その活用事例をご紹介したいと思います。

リモートワークでのオフィス運営の課題

今までは直接聞けたことが、リモートになっているためコミュニケーションが取りづらく、ちょっとしたことが聞けず作業が止まってしまう等、コミュニケーションストレスがあると思います。

また、同じ問い合わせがチャットで何度も来るのも担当者としては丁寧に対応したいところですが、全社員からの問い合わせ…となるとボリュームも大きくなってしまいます。

それを解決するためには社内のマニュアル整備が必要ですが、Googleスプレッドシート等でマニュアルを作るとどれが最新のマニュアル?あのマニュアルはどこに保存したっけ?ということにもなりがちです。

Teachmeとは

Teachmeとは、株式会社スタディストが提供するマニュアル作成&共有のためのプラットフォームです。

PowerPointやPhotoshopなど、特別なツールを触るスキルがなくても、携帯アプリやパソコンから簡単にマニュアルを作成でき、かつクラウドで共有できるというシンプルなツールです。

2012年からサービス提供を開始し、今では中小〜大手企業まで様々な業種の企業、2000社以上が利用しています。

導入企業も農業、製造業、IT企業から医療介護まで幅広く、業種や規模を問わず業務をマニュアル化することで効率化できます。

Teachmeのメリット

従業員目線では、分散したマニュアルが一元化されているので情報を探しやすいというメリットがあると思います。Teachme内ではキーワードでマニュアルを自由に検索できるので、社内ルールや業務フローなどを簡単に見つけることができます。

オフィス運営目線では、まず何よりも作成が楽。テキストだけではなく、写真も入れられ、簡単にわかりやすいマニュアルが作成できます。

また、クラウドサービスなので完成したマニュアルはURLで従業員に展開ができます。何か問い合わせがあった際、このマニュアル見ておいてね、ができるのがとっても楽ちんですね。

Teachme活用方法

実際にTeachmeを使ったオフィス運営活用事例をご紹介します。

オフィス備品の場所

「●●ってどこにありますか〜?」という問い合わせ、総務を担当していると多いと思います。Teachmeを使って写真付きで備品の場所をマニュアル化しておけば、バックオフィス担当者が会社にいないときでも従業員が自分で探すことができます。

入社オリエンテーション

入社オリエンテーションにもTeachmeは活用できます。メール等のセットアップや入社に必要な手続き等もTeachmeにまとめておくと、スムーズです。紙のマニュアルと違って外部リンクも埋め込めるので、セットアップに必要な情報も直接見に行くことができるのは大変便利。

業務マニュアルの作成

Teachmeはフローごとに写真を入れられるので、細かい業務フローのマニュアルづくりにも最適です。

また、フォルダごとに閲覧権限も設定できるので、部内だけで共有したいものと全社で共有したいものを簡単に切り分けることができます。

マニュアル作成はとても大切ですが、テンプレートがないと作成するのに手間暇がかかってしまったり、作成後のマニュアルがどこにいってしまったかわからなくなりがち。Teachmeなら簡単に作成・共有・更新ができます。

コスト

コストは、利用アカウント数によってそれぞれプランがあります。

ミニマムなプランで50アカウントで5万円〜です。

単純計算で1人あたり1000円/月のコストです。1件の問い合わせ対応にかかる工数を費用換算して鑑みると、費用対効果も十分ではないでしょうか。

まとめ

マニュアルを整備することで余計なコミュニケーションストレスをなくし、リモートワークを円滑に効率化していきましょう!

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